主管時間管理術 - 忙不等於有效

• 作者: Kerwin Ho
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• 刊登日期: 2025-01-25 00:53:19
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• 個人成長

每當你想專心處理一項重要任務，手機提示音響起、團隊成員前來詢問、上層突然追加新要求——熟悉嗎？

作為主管，你的時間永遠不只是自己的。每一分鐘的分配，都關係著整個團隊的進度與焦點。但問題是：我們真的懂得如何管理「管理者的時間」嗎？

不少領導者以為時間管理 (Time Management) 是個人習慣問題，卻忽略了它其實是一種影響整個部門效能的「策略」。

倦怠感背後，不一定是壓力太大，而是節奏錯位

企業經常推行效率提升、KPI 驅動、流程優化，卻鮮少正視時間本身的價值與結構。

一位營運主管曾說：

「每日都忙到飛起，但當我打開日程表，發現90%時間是安排給別人，只有10%是自己能集中處理真正重要的決策。」

這正好揭示了高階管理者的時間困境：當外在節奏過強、內部節奏不清，時間會被無聲地「抽走」，而產出未必跟得上消耗。

如何讓主管的時間真正有「產值」？

從我們與不同行業的管理層合作經驗中發現，真正高效的主管，往往都在三方面具備明確策略：

一、設計「不被打擾區」而非單靠努力

許多管理者習慣應接不暇，遇到任何人提問都即時處理，結果整天被資訊牽著走。

相反，高效能主管會：

• 將每天最清晰的兩小時（例如上午9-11）標記為專注區 (Deep Work Zone)
• 建立團隊共識：非緊急事項集中處理、不即時回覆訊息
• 每週檢視「時間分配圖」，了解自己是否偏離了核心工作項目

這不僅是時間使用技巧，更是主管自我邊界的管理能力 (Boundary Management)。

二、分清「重要的瑣事」與「瑣碎的重要事」

以下這兩句話，看似相似，實則天壤之別：

• 「呢件事唔可以唔做」→ 重要但可能不緊急
• 「呢件事要我即刻做」→ 緊急但未必最重要

主管容易陷入「處處協調、事事參與」的陷阱，將大量資源用在即時處理中，卻無法前瞻規劃 (Strategic Planning)。

我們鼓勵主管建立一張「一週工作優先地圖」（Priority Mapping），將任務劃分為：

• 關鍵推進工作（真正影響成效）
• 必做事務（維持運作）
• 可以被授權項目（應該放手讓他人處理）

這不但能提升時間效益，更有助團隊建立層級分工 (Delegation Framework)。

三、會議不是越開越多，而是越來越有焦點

不少主管將會議視為「協調溝通」的必要手段，卻不知會議本身亦是時間消耗最兇的黑洞。

建議做法包括：

• 所有會議提前一天確認議程與目標 (Agenda and Purpose)
• 若議程無清晰產出，建議改用Email更新
• 每次會議結束前，立即定義下一步行動與負責人 (Action Assignment)

當團隊知道每一場會議都需要帶結果離開，自然會提升參與質素與效率。

主管的時間使用，決定整個團隊的節奏感

不少企業會優先投放資源於流程系統優化，但忽略了「主管時間設計」才是真正的生產力槓桿 (Productivity Leverage)。主管若能善用時間分配策略 (Time Allocation Strategy)、清晰劃分任務層級、建立專注空間，就能帶動整個部門的節奏與效能提升。

時間不是用來「擠」的，而是用來「設計」的。

當你不再問：「點樣可以做晒所有事？」 而是問：「點樣做最重要的事？」——你已踏入真正高效管理的軌道。

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